Registro de jornada: 5 Claves para su aplicación práctica
Por Conrado Moreno Bardisa, Socio Director de Bardisa y Asociados
La aplicación práctica del control sobre el registro de jornada laboral está suscitando bastantes dudas.
En este post analizamos las claves para implantar correctamente los métodos del registro horario.
El porqué y para qué de la obligatoriedad del registro horario:
El Real Decreto- Ley 8/2019 nace con una doble finalidad:
- Crear un marco de seguridad jurídica en las relaciones empresario – trabajador.
- Posibilitar el control por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para poder:
- Facilitar el conocimiento de la jornada real, evitando la exigencia de jornadas superiores a la legal o convencionalmente establecida.
- Asegurar su compensación en forma de salarios o descansos.
5 Claves para cumplir con el registro de jornada laboral:
- Contenido del registro horario.
- Medios para el correcto control del registro.
- Para quién es obligatorio.
- Limitaciones y exclusiones del registro.
- Sanción por incumplimiento.
1. ¿Qué incluye el registro de jornada laboral?
Para que el registro horario sea legal deberá contener la siguiente información:
- Hora de inicio y fin de la jornada
Por jornada laboral se entiende el tiempo efectivo y real trabajado. Además se incluyen las pausas diarias obligatorias y voluntarias (por ejemplo, almuerzos y comidas). Por tanto, también deberá registrarse tales pausas o salidas.
Un caso especial es el de los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo. Es decir, trabajadores que viajen circunstancialmente, con o sin pernocta.
¿Cómo computa la jornada de estos trabajadores? ¿cuentan todas las horas a efectos del registro de jornada?
Las horas que el trabajador se encuentra fuera del centro de trabajo pero bajo la esfera organizativa del empresario, (por ejemplo, el trabajador tiene que asistir a un congreso de dos días en una ciudad distinta a su oficina habitual y tiene que dormir fuera de su casa), estas horas de pernocta, al no ser tiempo de trabajo efectivo, no computan a efectos de jornada laboral. Sin embargo, si el trabajador tiene un accidente durante ese periodo si que se considera tiempo de trabajo a efectos de una posible baja laboral.
- La información estará disponible para trabajadores, representantes de los trabajadores e inspecciones.
- Esta información se conservará durante 4 años.
2. ¿Qué medios son válidos para llevar el registro?
La normativa no exige un determinado método de registro. Así pues es válido el soporte papel con una hoja de firmas; o en formato digital como una tarjeta de registro o huella digital.
Imprescindible: que el medio utilizado permita que el registro proporcione información:
- No manipublable a posteriori.
- Que el registro respete los derechos de protección de datos sobre la información facilitada.
3. Empresas y trabajadores obligados al cumplimiento del registro horario.
El registro horario afecta a la totalidad de trabajadores al margen de su categoría o grupo profesional en cualquier sector de actividad. Y también afecta a todas las empresas con independencia de su tamaño u organización de trabajo.
Salvo las peculiaridades o excepciones que se nombran a continuación.
4. ¿Quién no tiene que cumplir con el registro?
Existen situaciones peculiares y algunas excepciones al cumplimento del registro horario:
● Personal de alta dirección:
Las relaciones con carácter especial, como es el caso del personal de alta dirección, deberá estar a su normativa específica.
En cuanto al registro horario, no existe tal obligación para el personal de alta dirección.
● Mandos intermedios y cargos de confianza sujetos a un régimen de libre disponibilidad del tiempo.
La jornada diaria de estos trabajadores sí que será objeto de registro. Sin perjuicio de la acreditación de su tiempo de trabajo mediante el pacto de disponibilidad horaria, interpretándose que la retribución ya compensa esa mayor exigencia de tiempo de trabajo.
● Empleados a tiempo parcial.
Los empleados a tiempo parcial ya tenían la obligación de registro con anterioridad al Real Decreto-Ley 8/2019.
● Trabajadores móviles, de la marina mercante o transporte ferroviario.
También cuentan con registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre.
● Socios de cooperativas o autónomos.
No existe obligación de registro al no ser de aplicación el Estatuto de los Trabajadores a socios de cooperativas ni autónomos.
● Trabajo a distancia o teletrabajo.
Para los empleados que trabajan desde casa también existe obligación de llevar el control de la jornada laboral.
Es habitual que en estos casos el trabajador tenga horarios flexibles y variables, de forma que se compensen unas jornadas superiores con otras inferiores. El registro deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo.
El método de registro se acordará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. En su defecto, será el empresario quien valide el medio de registro, que podrá ser la declaración unilateral del empleado en hojas o instrumentos de autogestión del tiempo.
● El caso de las E.T.T.
En caso de las Empresas de Trabajo Temporal (E.T.T) será la empresa usuaria la obligada a cumplir con el control horario de los empleados puestos a disposición.
5. Incumplimiento de registro horario: sanciones.
Inclumplir esta obligación será una infracción grave que supone una multa de 206 a 6.250 euros (el artículo 11 modifica el artículo 7 LISOS).
A modo de resumen, con la nueva normativa:
- La empresa registrará el horario concreto de inicio y finalización de la jornada laboral de todos los empleados.
- Se organizará y documentará este registro mediante negociación colectiva o acuerdo.
- La información de este registro debe conservarse durante 4 años, en los que estará a disposición de los trabajadores, representantes legales y de la ITSS.
- La sanción por incumplimiento de la normativa puede llegar hasta los 6.250 €.