Una de las principales novedades introducidas por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de la Administraciones Públicas (“LPAC”)  fue la regulación de la Administración electrónica, así como la obligación de algunos sujetos de relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.

En definitiva, incorpora la tramitación electrónica como el medio habitual de relacionarse las Administraciones Públicas y los ciudadanos.

Cierto es que las nuevas tecnologías nos ofrecen muchas ventajas. Principalmente, nos evitan desplazamientos innecesarios y colas desesperantes. Sin embargo, no siempre podemos asegurar que durante el proceso electrónico no tengamos algún que otro obstáculo. Los programas o versiones son incompatibles, los botones de descarga no funcionan, errores de acceso o conexión… son algunos errores que podemos encontrarnos.

También puede pasar que la administración pública nos obligue a realizar ciertos trámites de forma electrónica sin poner a disposición del ciudadano las herramientas necesarias para gestionarlo de forma segura y adecuada.

Como quiera que sea, el objetivo de la Ley 39/2015 es:

  1. Implantar una Administración totalmente electrónica, interconectada y transparente.
  2. Mejorar la agilidad y seguridad jurídica de los procedimientos administrativos.
  3. Reducir los tiempos de tramitación.
  4. Sistematizar la normativa en una sola Ley.
  5. Reforzar la participación ciudadana

Señalar que la ley entró en vigor en octubre de 2016 por lo que este artículo podría parecer “atemporal”. Sin embargo, dada la complejidad de la implantación de una Administración Electrónica  que permita relacionar a la Administración con los ciudadanos, la Ley 39/2015 establece dos fases de implantación, una que finalizó en el año 2016, y otra que finaliza en octubre de 2018.

¿Qué herramientas deben quedar implantadas en octubre de 2018?

El apartado segundo de la Disposición Final Séptima de la LPAC establece que determinadas previsiones o herramientas producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley.

“No obstante, las previsiones relativas al registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico producirán efectos a los dos años de la entrada en vigor de la Ley”.

Es decir, el 2 de octubre de 2018 es la fecha en que dichas previsiones o herramientas deben ser plenamente efectivas.

Analizamos a continuación cada una de las herramientas mencionadas:

– Registro electrónico de apoderamientos.

Los interesados en un procedimiento administrativo podrán actuar por medio de representante habilitado por las Administraciones Públicas.

Estas representaciones se harán constar en un Registro electrónico de apoderamientos.

Se dispone la obligación de cada Administración Pública de contar con un registro electrónico de apoderamientos, pudiendo las Administraciones territoriales en aplicación del principio de eficiencia, adherirse al del Estado

– Registro electrónico.

De acuerdo con lo dispuesto en la LPAC es un registro para la presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones relativos a los procedimientos y asuntos que sean competencia administrativa.

A través del Registro Electrónico se podrán presentar documentos para su remisión telemática a otras Administraciones Públicas integradas en el Sistema de Interconexión de Registros.

Es lo cierto que ya, a la entrada en vigor de la LPAC  teníamos registro electrónico, si bien la LPAC establece un plazo (hasta el 2 de octubre de 2018) para adaptarnos al registro electrónico que regula la nueva LPA.

– Registro de empleados públicos habilitados.

Si el interesado en un procedimiento administrativo no dispone de los medios electrónicos necesarios para relacionarse con la Administración, es decir identificación y firma electrónica, un funcionario podrá actuar en su nombre mediante el uso del sistema de firma de que disponga para ello.

En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

La LPAC también establece que las Administraciones Publicas podrán realizar copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados mediante funcionario habilitado.

Los datos de los funcionarios habilitados para que actúen ante la Administración en nombre de los ciudadanos y el alcance de su representación se harán constar en el Registro de empleados públicos habilitados (RFH).

– Punto de acceso general electrónico de la Administración (PAGE): Es un punto de acceso a través de internet a la sede electrónica, que es una plataforma titularidad de la Administración donde ésta presta sus servicios, el ciudadano opera y ambos se relacionan.

Desde el 2 de octubre de 2016 determinadas funciones deberán realizarse a través de la sede electrónica, por ejemplo, la realización de notificaciones electrónicas cuando sea preceptivo (artículo 43 de la LPACA)

Resulta sorprendente que el acceso a la sede electrónica sea exigible desde octubre de 2016 y sin embargo su punto de acceso no lo sea hasta 2018.

Para resolver este conflicto debemos entender el PAGE como un punto de acceso general a toda la información y servicios disponibles electrónicamente para los ciudadanos. Este punto de acceso general es lo que se pospone hasta octubre de 2018.

– Archivo único electrónico: Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.

Sujetos obligados.

Según la Ley 39/2015 estarán obligados a comunicarse con las Administraciones Públicas utilizando sólo medios electrónicos:

– Las personas jurídicas (sociedades de cualquier tipo, incluidas las sociedades profesionales, asociaciones, etc…).

– Las entidades sin personalidad jurídica (comunidades, uniones temporales de empresas, etc…).

– Las personas físicas que ejerzan una actividad profesional que requiera colegiación obligatoria (abogados, procuradores, arquitectos, médicos, etc…), cuando intervengan en el ejercicio de dicha actividad profesional.

– Los Notarios y Registradores de la Propiedad y Mercantiles.

– Los funcionarios públicos para los trámites y actuaciones que realicen con las Administración por razón de su condición de empleado público.

Para las personas físicas no mencionadas, la comunicación electrónica no es obligatoria. Podrán elegir la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos.

Beneficios del sistema electrónico para los ciudadanos.

La llamada Administración Electrónica supone una serie de ventajas para los ciudadanos, entre las que destacamos las siguientes:

  • Agilidad en la tramitación. Se podrá realizar con mayor rapidez, evitando colas y desplazamientos.
  • Ahorro de papel.
  • Disponemos de la Administración las 24 hora y los 365 días del año
  • Seguridad de los datos sensibles que permanecen en centros de datos.
  • Grandes ventajas para personas con movilidad reducida

Por el contrario, los inconvenientes que plantean los ciudadanos son principalmente la desconfianza en este sistema y la inseguridad en el uso de las nuevas tecnologías.